Política EY Brasil de Brindes, Cortesias, Doações e Patrocínios
1. Sumário Executivo
A Política EY Brasil de Brindes, Cortesias, Doações e Patrocínios deve ser interpretada amplamente, pois se aplica a todas as ações voltadas a demonstrar comportamento amigável ou gratidão quando Profissionais EY ou terceiros, em nome da EY, oferecem ou recebem cortesias e brindes. Ademais, a Política define os requisitos para a realização de doações e patrocínios, visando a conformidade dos processos com a legislação e requisitos internos da EY Brasil.
2. Exceções
O Comitê de Ética e Conformidade da EY Brasil é responsável pelo tratamento de eventuais pedidos de exceção referentes a essa Política.
3. Subsidiariedade dessa Política em relação à Política Global de Cortesias e Brindes
Esta Política complementa as disposições previstas na Política Global de Cortesias e Brindes.
Conforme previsto no item 3.1.2 da Política Global de Cortesias e Brindes, as Áreas e/ou Regiões poderão estabelecer limites monetários e políticas de aprovação relacionadas com cortesias e brindes que atendam eventuais exigências locais adicionais ou mais rígidas, as quais serão incluídas como anexo àquela Política.
O Adendo à Política Global de Cortesias e Brindes – Brasil, emitido em 15 de setembro de 2014, forneceu orientações sobre questões de cortesias e brindes, oferecidas ou recebidas por Profissionais EY ou terceiros, quando agindo em nome da EY. A presente Política EY Brasil de Brindes, Cortesias, Doações e Patrocínios atualiza aquele Adendo e traz orientações para a realização de doações e patrocínios pela EY. A Política Global Antissuborno e a Política Antissuborno da EY Brasil devem ser consideradas em conjunto com a presente política.
A Política EY Brasil de Brindes, Cortesias, Doações e Patrocínios se aplica a todos os relacionamentos entre EY e terceiros, por exemplo: clientes privados, clientes públicos, parceiros comerciais em projetos e fornecedores, sejam eles, potenciais ou já existentes.
O oferecimento de brindes e cortesias é um costume geralmente aceito como parte do ato de desenvolver novos relacionamentos. Decisões sobre o cabimento do que ofertar, quando ofertar e para quem ofertar devem levar em consideração o bom julgamento, uma finalidade válida de negócios e o respeito às políticas internas e leis aplicáveis.
Além de fornecer orientações sobre cortesias e brindes, esta Política tem o objetivo de definir os requisitos para as doações e patrocínios realizados pela EY a fim de manter a conformidade e reforçar os padrões éticos e de integridade presentes no Código de Conduta Global da EY, respeitados os princípios e finalidades previstos em lei, os quais estão descritos nos itens 6.5 Doações efetuadas pela EY, 6.6 Doações efetuadas por Sócios e Diretores EY e 6.7 Patrocínios.
3.1. Definições
3.1.1. Cortesia
Representa qualquer forma de amenidade social, entretenimento, viagem, hospedagem ou convites, oferecidos ou recebidos de clientes, parceiros comerciais em projetos e fornecedores. Cortesias não podem ser oferecidas pela Firma aos seus próprios Profissionais, exceto quando representarem alguma forma de gratidão e reconhecimento pelo desempenho junto à EY.
Em um ambiente de negócios, o termo "cortesia" contempla itens tais como:
- Refeições: café da manhã, almoço, jantar, coquetéis, recepções;
- Hospedagem em hotel;
- Viagens longas e curtas de carro, avião ou trem;
- Seminários, convenções; e
- Convites a eventos esportivos, culturais ou sociais.
Todas as solicitações de reembolso de cortesias submetidas através do Mercury Concur devem descrever detalhadamente o objetivo comercial válido, os beneficiários diretos e a empresa/instituição que eles representam.
3.1.2. Brinde
Representa unicamente itens que constituam material corporativo com logomarca (ex: agendas, calendários, canetas etc.), oferecidos ou recebidos.
3.2. Aprovações requeridas
3.2.1. Cortesias (oferecidas ou recebidas) - clientes privados, parceiros comerciais em projetos e fornecedores
Cortesias oferecidas a “targets” ou associadas a desenvolvimento de novas contas e projetos devem seguir a política de NBD, tendo como aprovadores os respectivos Market Segment Leaders.
Cortesias oferecidas a clientes privados associáveis a projetos em andamento, devem ser aprovadas, por e-mail, pelo Sócio Líder da respectiva Linha de Serviço, ou por quem este venha a delegar expressamente. Essa delegação deve ser comunicada para o Chief Financial Officer - CFO do Brasil, a quem caberá informar a equipe responsável por analisar e aprovar tais despesas.
Despesas com bebidas alcoólicas, consumidas durante refeições oferecidas a clientes privados, parceiros comerciais em projetos e fornecedores, poderão ser reembolsadas como cortesias, assim como a própria refeição, desde que aprovadas, por e-mail, de acordo com as alçadas já descritas nos parágrafos anteriores desta política.
Cortesias oferecidas a clientes privados pelo próprio Sócio Líder da Linha de Serviço deverão ser aprovadas pelo CEO ou COO EY Brasil.
O recebimento de cortesias de clientes privados deve ser comunicado ao Sócio Líder da respectiva Linha de Serviço.
O oferecimento ou recebimento de cortesias envolvendo parceiros comerciais em projetos e fornecedores é permitido, desde que inserido em um contexto de razoabilidade de valores, oportunidade e eventualidade, respeitando inclusive a cultura e política de quem recebe a cortesia. As aprovações do Líder de Comitê de Ética e Conformidade EY Brasil e do Líder da respectiva Linha de Serviço são requeridas.
Não podem ser oferecidas, tampouco recebidas, cortesias sob a forma de valor monetário (cheques, transferências bancárias, em espécie etc.) para ou de quem quer que seja.
A aparência e potenciais repercussões devem ser sempre consideradas ao oferecermos cortesias. Devemos evitar qualquer ação que possa parecer influenciar o recebedor como uma forma de vantagem indevida, diminuindo a confiança de terceiros em relação à EY e comprometendo a objetividade e independência que devem cercar todas as ações dos Profissionais e terceiros que atuam em nome da EY.
Recomenda-se sempre o prévio alinhamento com a respectiva liderança da Linha de Serviço sobre a possibilidade, oportunidade e conveniência acerca do oferecimento de cortesias para clientes privados, parceiros comerciais em projetos e fornecedores, pois caso esta liderança não aprove o reembolso da cortesia submetida através do Mercury Concur, o solicitante arcará com os valores envolvidos.
3.2.2. Brindes (oferecidos ou recebidos) – clientes privados, parceiros comerciais em projetos e fornecedores
Somente brindes que constituam material corporativo com a logomarca EY, produzidos e/ou aprovados pela área de BMC (Brand, Marketing e Communication), poderão ser oferecidos a clientes privados, parceiros e fornecedores. As aprovações requeridas devem ser obtidas por e-mail direto ao time de crm.brasil@br.ey.com para que o processo seja concluído.
Despesas com brindes que constituam material corporativo sem logomarca deverão ser previamente aprovadas pelo Líder da Linha de Serviço e pelo Líder do Comitê de Ética e Conformidade EY Brasil.
O recebimento de brindes de clientes privados deve ser comunicado ao Sócio Líder da respectiva Linha de Serviço.
O recebimento ou oferecimento de brindes envolvendo parceiros comerciais em projetos e fornecedores é permitido, desde que inserido em um contexto de razoabilidade de valores, oportunidade e eventualidade. As aprovações do Líder do Comitê de Ética e Conformidade EY Brasil e do Líder da respectiva Linha de Serviço são requeridas.
3.2.3. Brindes e Cortesias (oferecidos ou recebidos) - Administração Pública
Cortesias oferecidas ou recebidas, envolvendo Agentes da Administração Pública, nacional ou estrangeira, são terminantemente proibidas, ainda quando oferecidas ou recebidas por meio de interposta pessoa física ou jurídica.
Brindes, dados ou recebidos, envolvendo Agentes da Administração Pública, nacional ou estrangeira, são permitidos desde que representem unicamente itens que constituam material corporativo com logomarca, com valor de pequena monta, devendo-se ainda considerar o bom julgamento, a finalidade válida de negócios e o respeito às políticas e leis aplicáveis.
3.3. Convites para participação em eventos relacionados a negócios (Simpósios, Convenções, Seminários, etc.) promovidos pela EY Brasil
Nossos clientes são responsáveis pelo pagamento de suas próprias despesas de viagem e hospedagem para participarem de eventos patrocinados pela EY, a menos que o cliente seja palestrante convidado. Quaisquer exceções a essa regra devem ser aprovadas pelo Sócio Líder da Linha de Negócios e por Risk Management Brasil.
Em se tratando de convites a serem realizados perante agentes públicos, devemos atender ao previsto na Orientação Normativa Conjunta n.1, emitida pela Controladoria Geral da União - CGU em 06 de maio de 2016, conforme segue.
As despesas relacionadas à participação de agente público em eventos que guardem correlação com as atribuições de seu cargo, emprego ou função, tais como seminários, congressos, visitas e reuniões técnicas, no Brasil ou no exterior, deverão ser custeadas, preferencialmente, pelo Órgão ou Entidade a que o agente se vincule.
Excepcionalmente, observado o interesse público, a EY poderá custear, no todo ou em parte, as despesas relativas a transporte, alimentação, hospedagem e inscrição do agente público, vedado o recebimento de remuneração por aquele agente.
O convite para a participação em eventos custeados pela EY deverá ser encaminhado à autoridade máxima do Órgão ou Entidade, ou à outra instância ou autoridade por ela designada, que indicará, em caso de aceitação, o representante adequado, tendo em vista a natureza e os assuntos a serem tratados no evento.
Os Órgãos e Entidades devem dar publicidade, em seus sites eletrônicos, ao custeio das despesas que a EY custeará.
Quando o assunto a ser tratado no evento promovido pela EY estiver relacionado às funções institucionais do agente público, este poderá aceitar convites para jantares, almoços, cafés da manhã e atividades de natureza similar, custeados pela EY, desde que as atividades não envolvam itens considerados como sendo de luxo, como bebidas e alimentos excessivamente caros. Caberá ao agente público informar ao seu superior hierárquico, diretamente ou por meio dos canais adequados, sobre sua participação nessas atividades.
A EY não poderá oferecer convites ou ingressos para atividades de entretenimento, como shows, apresentações e atividades esportivas, exceto se o agente público se encontrar no exercício de representação institucional, hipótese em que fica vedada a transferência dos convites ou ingressos a terceiros alheios à instituição.
Os agentes públicos convidados pela EY deverão divulgar em suas agendas as informações relativas à participação em eventos e atividades custeada pela EY.
Todo patrocínio de eventos relacionados a negócios envolvendo Agentes do Governo deverá ser aprovado previamente pelo Comitê de Ética e Conformidade - CEC, que também poderá sugerir aprovações adicionais considerando-se as particularidades de cada caso.
Antes de convidar qualquer entidade ou indivíduo para participação em eventos promovidos pela EY Brasil, em adição ao expresso acima, as regras da Política de Independência da EY Global devem ser observadas. A consulta à equipe de Independência é encorajada.
3.4. Prestação de serviços gratuitos ou por valor abaixo do praticado pelo mercado
É proibida a prestação de serviços gratuitos ou por valor abaixo do praticado pelo mercado aos Executivos de clientes, tanto de Canal 1 como de Canal 2. (ex.: elaboração de declaração de imposto de renda - Pessoa Física).
3.5. Doações efetuadas pela EY
As doações efetuadas pela EY devem refletir os valores, prioridades e compromissos de responsabilidade corporativa da EY. Elas devem estar em conformidade com os requisitos de independência da empresa; requisitos anticorrupção, inclusive restrições a atividades com o governo; e quaisquer outras políticas ou procedimentos cabíveis.
Para garantir os requisitos supracitados e conforme descrito e detalhado na Política EY Brasil de Contratação de Profissionais e Terceiros, serão aplicados procedimentos de diligência anticorrupção para as doações realizadas pela EY.
Antes de propor uma doação a ser efetuada pela EY considere a aparência e possíveis implicações, evitando qualquer ação que aparente ter a intenção de influenciar o destinatário de uma maneira que possa resultar em vantagem indevida. Além disso, é importante exercer o bom senso, ter um objetivo comercial válido (inclusive atuar em linha com a estratégia de Responsabilidade Corporativa da empresa) e seguir os procedimentos de aprovação descritos nesta política.
Os nossos esforços de Responsabilidade Corporativa concentram-se em três áreas, chamadas de 3Es:
- Empreendedorismo: Aumentando os efeitos positivos dos empreendedores
- Educação: Desenvolvendo gerações futuras de talentos
- Equidade na força de trabalho: Construindo uma sociedade mais inclusiva e com maior diversidade
As doações realizadas pela EY devem ser direcionadas para organizações sem fins lucrativos que:
- Estejam alinhadas aos compromissos de responsabilidade corporativa da EY e ao enfoque estratégico de engajamento na comunidade
- Incentivem o envolvimento dos profissionais da EY, oferecendo oportunidades para que nossas pessoas se conectem, aprendam, liderem e cresçam por meio da participação em conselhos, do desenvolvimento de programas e do voluntariado de longo prazo e intermitente.
A EY, enquanto Pessoa Jurídica, não faz doações para:
- Locais de culto e instituições dedicadas exclusivamente ao ensino religioso
- Pessoas físicas
- Organizações que apresentem problemas reputacionais, devidamente identificados em diligência anticorrupção específica
- Organizações cujas ações defendam, apoiem ou pratiquem atividades excludentes, inconsistentes com as políticas da empresa contra a discriminação ou que sejam contrárias ao nosso Código de Conduta Global
- Clientes do Setor Público (atual ou futuro)
- Clientes de auditoria
Se a EY receber retorno substancial ou reconhecimento decorrente de doação efetuada, tais como benefícios de marketing (inclusive com o uso do nome ou logotipo da EY para solicitar outras contribuições ou patrocinadores), esse acordo será considerado um relacionamento de negócios e, portanto, estará sujeito ao processo de BRIDGE da EY.
Toda e qualquer oportunidade de doação deve conter um business case indicando por que a EY escolheu doar para uma entidade específica em detrimento de outras, cabendo a análise e aprovação por parte do Talent Leader do Brasil.
A equipe de Talent deve manter as equipes de Risk Management Brasil e Independência informadas sobre doações.
O contrato de doação deve ser assinado pelas partes antes da doação efetiva. Ademais, para fins de transparência e visando as melhores práticas de conformidade, o Profissional/Área que propôs a doação será o responsável por solicitar o monitoramento e prestação de contas do objeto doado à entidade recebedora da doação, com o intuito de formalizar e garantir que a doação efetuada cumpriu os fins requeridos em contrato.
3.6. Doações efetuadas por Sócios e Diretores EY
Antes de decidir realizar uma doação em nome próprio, Sócios e Diretores EY devem considerar a aparência e possíveis implicações, evitando qualquer ação que possa dar a impressão de influenciar o destinatário de uma maneira que possa representar uma vantagem indevida.
Além disso, aspectos reputacionais e de independência precisam ser observados, devendo toda e qualquer iniciativa de doação por parte de Sócios e Diretores EY ser apreciada pela equipe de Independência local através do e-mail consulta.independencia@br.ey.com
3.7. Patrocínios
A EY poderá realizar patrocínios incentivados, os quais envolverão projetos compatíveis com as previsões da Lei de Incentivo ao Esporte (Lei Federal nº 11.438/06), da Lei Rouanet (Lei de Incentivo à Cultura nº 8.313/91) e Lei do Idoso (Lei Federal nº 12.213/10) respeitados os princípios e finalidades previstos em lei.
A EY também poderá realizar patrocínios técnicos, os quais envolverão eventos relacionados às suas iniciativas de negócios.
As solicitações de patrocínio devem incluir um business case indicando porque a EY escolheu patrocinar um evento em detrimento de outros.
A equipe de Brand, Marketing & Communications - BMC deve manter as equipes de Risk Management Brasil e Independência informadas sobre patrocínios, pois um formulário BRET deve ser preenchido e aprovado antes da assinatura do contrato com a entidade patrocinada.
O contrato de patrocínio deve ser assinado pelas partes antes da data do evento patrocinado.
A Política EY Brasil de Contratação de Profissionais e Terceiros prevê que deve ser efetuada a devida diligência anticorrupção em relação ao potencial patrocinado.
Adicionalmente, os patrocinados obrigam-se contratualmente perante a EY em respeitarem a Lei Federal Brasileira n. 12.846/13.
Caberá à área de BMC, supervisionar a aplicação dos recursos investidos nos patrocínios e as contrapartidas estabelecidas.
3.8. Apoios a Candidatos, Comitês e Partidos Políticos
A EY Brasil não admite a realização de doações, em dinheiro ou sob qualquer outra forma, a Partidos Políticos, Candidatos e seus Comitês.
No entanto, a EY Brasil reconhece o direito de envolvimento pessoal de seus Profissionais em atividades políticas, incluindo a contribuição pessoal de fundos e trabalho voluntário, excluindo-se de toda e qualquer forma a vinculação da EY em tais ações.
